Un "programa de adquisiciones cooperativas" es un acuerdo cooperativo para comprar bienes o servicios, que implica agregar la demanda de dos o más entidades en un esfuerzo por obtener una adquisición más económica.
Las entidades normalmente se inscriben para usar programas de adquisiciones cooperativas a través de un acuerdo de adquisiciones cooperativas. La membresía del programa puede ofrecer a las entidades acceso a listas de acuerdos o contratos de bienes y servicios a tarifas o precios negociados previamente. Por lo general, el miembro luego adquiere los bienes o servicios al negociar con los proveedores participantes y colocando órdenes de adquisición o celebrando contratos basados en las tarifas o precios que figuran en los acuerdos o contratos del programa de adquisiciones cooperativas con los proveedores.
Un solicitante que decida utilizar un programa de adquisiciones cooperativas debe documentar y explicar cómo su uso del programa cumplió con todos los estándares de adquisiciones federales y las normas y políticas de adquisiciones estatales, tribales y locales aplicables.
Obtenga más información sobre adquisiciones, incluido cómo crear listas precualificadas y celebrar contratos preestablecidos.
Adquisiciones conjuntas
Los programas de adquisiciones cooperativas son distintos a las adquisiciones conjuntas. Una "adquisición conjunta" es un método de contratación en el que dos o más compradores acuerdan desde el principio utilizar una única licitación y celebrar un único contrato con un proveedor para la entrega de bienes y/o servicios. FEMA considera que las adquisiciones conjuntas presentan menos problemas de cumplimiento.
Si bien los estándares de adquisiciones federales fomentan el uso de adquisiciones cooperativas cuando corresponda, los solicitantes no estatales deben tener cuidado al usar dichos programas y trabajar en estrecha colaboración con la entidad de adquisiciones para garantizar el cumplimiento de los estándares de adquisiciones federales que se encuentran en la 2 C.F.R. §§ 200.318- 200.326.
Problemas frecuentes de cumplimiento
Para garantizar un acuerdo exitoso, conozca los problemas comunes que surgen en los programas de adquisiciones cooperativas para las compras por encima del umbral de adquisición simplificada.
El incumplimiento de los requisitos de contratación federal puede poner en riesgo los fondos de FEMA correspondientes a los costos asociados con ese contrato.
Competencia total y abierta
Los solicitantes no estatales deben asegurarse de que las solicitudes utilizadas por los programas de adquisiciones cooperativas incluyan una descripción clara y precisa del alcance del trabajo o los bienes que realmente requiere el solicitante no estatal. Además, los programas de adquisiciones cooperativas que imponen requisitos demasiado restrictivos a las solicitudes corren el riesgo de no cumplir con los requisitos de competencia total y abierta.
2 C.F.R. § 200.319
Contratación socioeconómica
Los solicitantes no estatales deben asegurarse de que las solicitudes utilizadas por los programas de adquisiciones cooperativas incluyan una descripción clara y precisa. Los solicitantes no estatales deben asegurarse de que los programas de compras cooperativas tomen las medidas afirmativas correspondientes para fomentar la participación de las pequeñas empresas, las empresas de minorías y las empresas propiedad de mujeres. No adoptar ninguna de las medidas afirmativas supone una infracción de 2 C.F.R. § 200.321.
2 C.F.R. § 200.321
Disposiciones contractuales
Los programas de adquisiciones cooperativas a veces no incluyen las disposiciones contractuales exigidas por el gobierno federal en sus acuerdos con los proveedores. Todos los contratos de solicitantes estatales y no estatales deben contener las cláusulas contractuales aplicables descritas en el Apéndice II de las Reglas Uniformes (Disposiciones Contractuales para Contratos de Entidades No Federales bajo Adjudicaciones Federales).
2 C.F.R. § 200.326
Método de adquisición
Los programas de adquisiciones cooperativas deben cumplir con los métodos de adquisición permitidos. Algunos de estos métodos de adquisición requieren que los solicitantes no estatales anuncien públicamente o publiquen las solicitudes, soliciten licitaciones de un número adecuado de proveedores conocidos y adjudiquen contratos a la empresa interesada responsable con el precio más bajo o a la empresa interesada cuya propuesta sea más ventajosa para el programa teniendo en cuenta el precio y otros factores.
2 C.F.R. § 200.320
Preferencias geográficas
Cualquier preferencia geográfica que utilice un programa de adquisiciones cooperativas al evaluar ofertas o propuestas y cualquier término y condición adicional en los acuerdos negociados previamente de un programa de adquisiciones cooperativas que favorezcan o den preferencia a los proveedores locales violaría la 2 C.F.R. § 200.319(b) y restringiría la competencia.
2 C.F.R. § 200.319(b)
Análisis de costos o precios
Los solicitantes no estatales deben realizar un análisis independiente de costos o precios cuando utilicen acuerdos de adquisiciones cooperativas.
2 C.F.R. § 200.323