Consideraciones de planificación para organizaciones en la reintegración de operaciones durante la pandemia de COVID-19

Reintegración durante la pandemia de COVID-19

En estos tiempos de incertidumbre, las organizaciones de todo el país están lidiando con el momento y la forma de reanudar las operaciones al tiempo que protegen el bienestar y la seguridad de sus empleados y comunidades. Muchas organizaciones volverán a la normalidad y se preguntan: ¿Cuándo es seguro traer de vuelta a la gente? ¿Necesitamos modificar la forma en que operamos? ¿Cómo mantenemos seguros a nuestros empleados, clientes y comunidad? ¿Cómo mantenemos un entorno seguro y sanitario?

Es posible que una organización necesite adaptarse y adoptar nuevos procesos, abordar los impactos físicos y psicológicos en el personal, recuperar registros y archivos, restablecer las comunicaciones y el equipo informático o adquirir equipo especializado para recuperar la plena funcionalidad. La planificación en la reintegración requiere la experiencia y la coordinación de toda la organización y la coordinación con los asociados y las partes interesadas de toda la comunidad.

Esta hoja informativa se basa en las directrices de la Casa Blanca para la Reapertura de los Estados Unidos y ofrece más recomendaciones de planificación en la reintegración para los gobiernos estatales, locales, tribales, territoriales y del sector privado.

Consideraciones generales sobre la planificación en la reintegración

La identificación de las consideraciones de reintegración ayuda a las organizaciones a elaborar y coordinar un plan para reanudar las operaciones. Las organizaciones deben determinar la forma de evaluar la situación del personal, los bienes y las instalaciones. Las organizaciones deberían:

• Empezar ahora desarrollando un plan y procedimientos para la reanudar las operaciones. Es posible que las organizaciones tengan que considerar un enfoque gradual para preparar una instalación que se vaya a reocupar. Es posible que haya que dar prioridad a las oficinas, las funciones y el personal que regresa, o que trabaje en turnos escalonados.
• Comunicarse con los empleados e informarles sobre el proceso de regreso al trabajo. Considerar la posibilidad de proporcionar capacitación y orientación en línea a los empleados antes de su regreso.
• Coordinar con los colaboradores y las partes interesadas. Determinar qué métodos se utilizarán para informar a los empleados, clientes, proveedores y partes interesadas que se están reanudando las operaciones.
• Identificar y ejecutar las tareas adicionales de mantenimiento de las instalaciones necesarias para reabrir con seguridad los edificios cerrados.
• Abordar las repercusiones físicas y psicológicas para el personal mediante planes de apoyo a los empleados y las familias y otras medidas de recursos humanos.
• Elaborar un informe/plan de mejora posterior a la acción para tomar nota de las lecciones aprendidas y mejorar los planes.

Los Programas de Continuidad Nacional de FEMA ofrecen una guía adicional de continuidad de las operaciones y recursos para la planificación en la reintegración, incluyendo:

Referirse a:

• Circular de orientación para la continuidad: www.fema.gov/continuity-guidance-circular-cgc
• Conjunto de Herramientas de Recursos de Continuidad de NCP para herramientas, plantillas y recursos de continuidad: www.fema.gov/continuity-resource-toolkit

Consideraciones de planificación para la pandemia de COVID-19

Las organizaciones deben acatar las órdenes de emergencia, los estatutos aplicables y las directrices de salud pública y dar prioridad a la seguridad y el bienestar de los empleados y la comunidad. Consulte los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC) para obtener orientación y medidas de protección para COVID-19.

Entre las medidas que una organización puede tener que considerar se incluyen:

• Prepararse para un resurgimiento u "olas" adicionales del virus e identificar medidas de mitigación.
• Continuar utilizando el teletrabajo y otras flexibilidades de la fuerza de trabajo. Telework.gov proporciona orientación y recursos sobre teletrabajo para el gobierno federal y puede ser útil para otros.
• Incorporar medidas de distanciamiento social, entre ellas limitar la capacidad de construcción, escalonar los turnos, cerrar las zonas comunes, rotar los "días de oficina" para las oficinas compartidas, instalar barreras físicas y limitar los viajes no esenciales.
• Permitir a las personas de alto riesgo/vulnerables una flexibilidad adicional o continuar el aislamiento sin repercusiones.
• Adquirir suministros de limpieza, mascarillas/cubiertas para la cara y guantes, y aplicar políticas o medidas de protección personal (lavado de manos, desinfectante de manos, etc.) para limitar la propagación del virus y proteger a los empleados y clientes.
• Realizar exámenes de salud para controlar el bienestar de los empleados y prevenir nuevas infecciones, y desarrollar o revisar las políticas de recursos humanos para detallar los procesos para los empleados o familiares enfermos, así como los que están expuestos al virus o muestran síntomas.
• Intensificar las actividades de limpieza, desinfección y ventilación de acuerdo con los CDC y la guía de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA):
  • CDC: https://espanol.cdc.gov/coronavirus/2019-ncov/community/reopen-guidance.html
  • OSHA: www.osha.gov/SLTC/covid-19/

Consideraciones de los gobiernos estatales, locales, tribales y territoriales (SLTT)

Los gobiernos SLTT (por sus siglas en inglés) y los gobiernos de las zonas insulares desempeñan un papel fundamental en la participación de toda la comunidad en la preparación para reanudar las funciones gubernamentales y del sector privado y en la recuperación de una crisis sanitaria y económica. Las directrices de la Casa Blanca para la Reapertura de los Estados Unidos establece tres fases y directrices de entrada para ayudar a los gobiernos SLTT en sus procesos de toma de decisiones. Los gobiernos SLTT deberán seguir coordinando con las empresas, la industria y los propietarios y operadores de infraestructuras críticas para determinar las necesidades de recursos y cómo las interrupciones de la cadena de suministro afectan a los esfuerzos de gestión de los recursos. Entre las consideraciones adicionales figuran las siguientes:

• Infraestructura de salud pública: Planificar la continuación de las pruebas de detección de virus, la presentación de informes y los esfuerzos de rastreo de contactos, así como la supervisión de la capacidad de los sistemas de salud pública y de atención de la salud para un resurgimiento.
• Escuelas: Desarrollar planes y políticas para la capacitación y el apoyo de recursos para el aprendizaje electrónico intermitente. El Departamento de Educación de los Estados Unidos ofrece orientación y recursos para COVID-19: www.ed.gov/coronavirus
• Transporte público: Desarrollar planes para asegurar la salud pública mientras se proporciona transporte público. Consultar la página de recursos de COVID-19 del Departamento de Transporte de los EE. UU.: www.transportation.gov/coronavirus
• Infraestructura crítica: La Agencia de Seguridad Cibernética y de Infraestructuras (CISA) del Departamento de Seguridad Nacional (DHS) ofrece orientación y recursos para los propietarios y operadores de infraestructuras críticas: www.cisa.gov/coronavirus
• Coordinación intergubernamental: Coordinar todos los poderes del gobierno (legislativo, judicial, ejecutivo) y con las jurisdicciones vecinas para discutir la planificación, la respuesta y los esfuerzos de mitigación.
• Manejo Financiero de Desastres: Consultar la "Guía de Administración Financiera de Desastres" de FEMA para las jurisdicciones estatales y locales: www.fema.gov/media-library/assets/documents/187126

Consideraciones sobre el sector privado

Reiniciar un negocio puede ser un reto, y el plan de reintegración de una organización puede necesitar equilibrar las preocupaciones de salud y las financieras. Los clientes necesitarán sentirse lo suficientemente seguros para aventurarse. Las organizaciones tendrán más probabilidades de éxito si toman medidas preventivas serias y pueden demostrar que son seguras. Las organizaciones deben mantenerse al día con las recomendaciones de mitigación federales, estatales y locales, y comunicar claramente estas actualizaciones y medidas a los empleados y a las partes interesadas. Entre las consideraciones adicionales del sector privado figuran las siguientes:

• Considerar la posibilidad de solicitar un préstamo para casos de desastre. La Administración de Pequeños Negocios (SBA, por sus siglas en inglés) ofrece asistencia en caso de desastre en forma de préstamos a bajo interés a empresas, inquilinos y propietarios de viviendas: www.sba.gov/disaster-assistance/coronavirus-covid-19.
• Ponerse en contacto con clientes, vendedores y proveedores para determinar la demanda o posibles problemas de suministro.
• Revisar las pólizas de seguro para determinar la elegibilidad para la cobertura de interrupción o pérdida de negocios.
• Establecer plataformas de comercio en línea, capacitar al personal para operar en un entorno de comercio electrónico y ajustar los modelos de negocios para una nueva economía.

Recursos adicionales sobre COVID-19

• Pautas de la Reapertura de los Estados Unidos de la Casa Blanca
• Coronavirus.gov (Casa Blanca/CDC/FEMA): https://espanol.cdc.gov/coronavirus/2019-ncov/index.html
• Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos: www.hhs.gov/coronavirus
• Centros de Control y Prevención de Enfermedades de los Estados Unidos (CDC): www.cdc.gov/coronavirus/2019-ncov
• Respuesta de FEMA a COVID-19: www.fema.gov/es/coronavirus
• U.S. Office of Personnel Management (Oficina de Gestión de Personal de los Estados Unidos): www.opm.gov/policy-data-oversight/covid-19/
• Institutos Nacionales de Salud (NIH, por sus siglas en inglés): www.nih.gov
• Departmento del Trabajo of Labor (Departamento de Trabajo de los Estados Unidos): www.dol.gov/coronavirus
• Administración de Seguridad y Salud Ocupacional: www.osha.gov/Publications/OSHA3992.pdf
• Administración de Servicios Generales (GSA, por sus siglas en inglés): www.usa.gov/espanol/coronavirus